ACHTUNG: Diese Hinweise stellen keine Rechtsberatung dar! Sie dienen lediglich der Orientierung.
Aufgrund von Infektionen kann es passieren, dass die Teilnahme an der Freizeitmaßnahme kurz vor Beginn durch Teilnehmende abgesagt wird oder dass die gesamte Maßnahme aufgrund mehrerer Infektionen durch euch insgesamt abgesagt werden muss. Auch ist der Abbruch während der laufenden Maßnahmen ein mögliches Szenario. Für jede Variante muss im Vorfeld klar geklärt sein, wie dies kommuniziert wird und wie mit den entstandenen Kosten und Teilnahmebeiträgen verfahren wird.
Dies wird bereits mit der Anmeldung bei der Maßnahme schriftlich geregelt. Es handelt sich dabei rechtlich um allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) im Sinne der §§ 305 ff. BGB Eine gute Orientierung für die Teilnahmebedingungen bietet ein Musterexpemplar der Arbeitsgemeinschaft der Evangelischen Jugend (aej), welches den eigenen Maßgaben entsprechend angepasst werden kann.
Regelt also im Vorfeld klar, wer in welchem Szenario welche Kosten trägt. Beispielsweise ist es eine Möglichkeit, dass ein bestimmter Sockelbetrag als Teilnehmendenkosten definiert wird, welcher im Falle einer Absage zur Deckung der Ausfall- und Stornokosten nicht zurückgezahlt wird.
Auch ohne Corona kann sich der Abschluss einer Reiserückstritts- und Reiseabbruchversicherung lohnen. Damit der Verband oder die Organisation als Veranstalter im Falle eines coronabedingten (Teil)Abbruchs nicht auf größeren Kosten sitzen bleibt, kann sich im Einzelfall eine solche Versicherung lohnen. Zu unterscheiden ist zwischen der Reiserücktrittsversicherung und der Reiseabbruchversicherung. Erstere greift bei einem Versicherungsfall, der dazu führt, dass die Reise gar nicht erst stattfinden kann. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn das Team selbst erkrankt. Die Reiseabbruchversicherung dagegen deckt das Risiko, dass während der Freizeit ein versichertes Ereignis (z. B. viele Infektionen) zu einem Abbruch der Reise führt.
Es hängt von der individuell gewählten Versicherung ab, ob und welche Corona-Auswirkungen tatsächlich versichert sind. Es lohnt sich in jedem Fall die genauen Versicherungsleistungen im Vorfeld zu überprüfen. Dabei muss zwischen Erkrankung, Isolation und Quarantäne unterschieden werden. Einige Versicherungen haben Corona auch vollständig als Versicherungsfall ausgeschlossen. Andere dagegen haben sich gerade auf coronabedingte Ausfälle spezialisiert.
Bei Neuabschluss ist zu beachten, dass bei einigen Versicherungen eine Frist von z. B. 30 Tagen gilt, die zwischen Versicherungsabschluss und Reiseantritt liegen muss. Weiterhin schließen manche Versicherungen die Versicherungsleistung aus, wenn die Reise in ein Gebiet mit offizieller Reisewarnung des Auswärtigen Amtes vorgenommen wird.